Como controlar estoque, entradas, saídas e vendas na webPizza

Controle o estoque sem depender de caderno ou planilha

O módulo de Gestão de Estoque da webPizza registra entradas, saídas por venda, estornos e ajustes dos produtos que você escolher controlar. O saldo é calculado pelo histórico de movimentações, permitindo saber o que está normal, o que precisa de reposição e o que chegou a zero.

RESUMO PARA QUEM ESTÁ COM PRESSA: ative o controle no cadastro de cada produto, informe o estoque mínimo, registre a primeira entrada e acompanhe o saldo em Relatórios > Controle de Estoque. A baixa ocorre quando o pedido é marcado como entregue. Produtos com saldo baixo ou zerado recebem alertas visuais.

Com isso, a Plataforma de gestão de pizzaria conecta o cardápio, os pedidos e o acompanhamento do estoque dentro da mesma operação.

O que o módulo controla atualmente?

O controle é feito por produto do cardápio. Exemplos:

• 1 lata de refrigerante;
• 1 garrafa de água;
• 1 sobremesa pronta;
• 1 pizza ou sabor cadastrado como produto;
• 1 embalagem vendida como item;
• qualquer outro produto marcado com “Controle de estoque”.

⚠️ IMPORTANTE: este módulo ainda não controla receitas ou fichas técnicas de insumos. Vender uma pizza não desconta automaticamente queijo, farinha, molho e caixa. O saldo é baixado no produto/sabor controlado que aparece no pedido.

Se você precisa controlar bebidas e sobremesas prontas, a utilização é direta. Para pizzas, decida se faz sentido controlar a disponibilidade de cada sabor como unidade operacional.

Como o saldo é calculado?

A webPizza não guarda apenas um número que pode ser sobrescrito. Ela calcula o saldo somando todas as movimentações:

Saldo atual = entradas por compra + ajustes positivos + estornos − saídas por venda − ajustes negativos

Exemplo:

• entrada por compra: +24 refrigerantes;
• vendas entregues: −7 refrigerantes;
• avaria registrada: −1 refrigerante;
• saldo atual: 16 refrigerantes.

POR QUE ISSO É MELHOR? se o saldo parecer errado, você pode consultar o histórico e descobrir qual entrada, venda ou ajuste formou aquele número.

Quem pode acessar?

As telas de Controle de Estoque e Movimentações ficam na área administrativa de Relatórios e estão disponíveis para usuários com função Administrativa.

Evite compartilhar o login do proprietário. Cada responsável deve usar seu próprio acesso para preservar a segurança da operação. Veja Como cadastrar usuários e organizar permissões.

1. Ative o controle no produto

1. Acesse Cardápio.
2. Abra um produto existente ou crie um novo.
3. Localize a seção Controle de estoque.
4. Marque Ativar.
5. Informe o Estoque mínimo.
6. Salve o produto.

REGRA FUNDAMENTAL: somente produtos com o controle ativado aparecem nos relatórios e geram movimentações automáticas de venda.

O que significa estoque mínimo?

É o limite que ajuda a identificar quando comprar novamente.

Exemplo:

• saldo atual: 18;
• estoque mínimo: 10;
• situação: Estoque normal.

Depois de novas vendas:

• saldo atual: 6;
• estoque mínimo: 10;
• situação: Estoque baixo.

ATENÇÃO AO LIMITE: quando o saldo é exatamente igual ao estoque mínimo, a situação ainda é considerada normal. O alerta de estoque baixo aparece quando o saldo é maior que zero e menor que o mínimo.

2. Registre o saldo inicial

Ativar o controle não cria estoque automaticamente. Um produto recém-ativado começa com saldo calculado em zero até receber uma entrada ou ajuste.

Para iniciar corretamente:

1. Conte a quantidade física disponível.
2. Acesse Relatórios > Controle de Estoque.
3. Use Lançar entrada se o saldo vier de uma compra conhecida.
4. Use Ajuste manual positivo se estiver apenas implantando o saldo contado.
5. Informe data, hora e observação.
6. Confirme o novo saldo na tabela.

NÃO PULE ESTA ETAPA: ativar o controle e começar a vender sem registrar o saldo inicial fará o produto aparecer como sem estoque e poderá gerar saldo negativo.

3. Como lançar uma entrada por compra

Use o formulário Lançar entrada para registrar compra ou reposição.

Preencha:

• Produto: item que entrou;
• Data e hora: momento real da entrada;
• Quantidade: quantidade recebida, com até três casas decimais;
• Custo unitário: quanto foi pago por unidade;
• Documento/NF-e: número da nota ou referência do fornecedor;
• Observação: informação complementar, se necessário.

Depois, clique em REGISTRAR ENTRADA.

EXEMPLO: comprou 12 garrafas por R$ 6,50 cada? Informe quantidade 12 e custo unitário 6,50. O histórico calculará o custo total dessa entrada.

Quantidade aceita decimais?

Sim. Quantidade e saldo trabalham com até três casas decimais, como 10,500. Isso permite registros fracionados quando a unidade de controle escolhida exigir.

PADRONIZE A UNIDADE: se um produto é controlado por unidade, registre sempre unidade. Não lance uma compra em caixas e vendas em unidades sem fazer a conversão antes.

4. Como fazer um ajuste manual

Ajuste manual serve para corrigir diferenças entre o saldo do sistema e a contagem física.

Ajuste positivo

Use quantidade positiva para acrescentar:

• +3 para três unidades encontradas na contagem;
• +1,500 para acrescentar uma quantidade fracionada;
• motivos como “saldo inicial”, “devolução ao depósito” ou “correção de contagem”.

Ajuste negativo

Use quantidade negativa para reduzir:

• −2 por avaria;
• −1 por consumo interno;
• −3 por perda ou validade vencida.

O motivo é obrigatório. Escreva algo que permita entender o ajuste semanas depois.

EVITE: “ajuste”, “corrigir” ou “divergência”. Prefira “2 latas amassadas identificadas na contagem de 01/09”.

5. Quando a venda baixa o estoque?

Nos pedidos de Delivery ou retirada, a saída é registrada quando o pedido chega ao status Entregue. A ação Entregue e pago também registra a baixa.

No Consumo Local, a saída é registrada quando a mesa ou comanda é totalmente paga e fechada, gerando o pedido finalizado.

IMPORTANTE: criar o pedido, imprimir a comanda ou enviar para produção não reduz o estoque. A baixa acontece na conclusão da venda.

O pagamento sozinho baixa o estoque?

Não necessariamente. Alterar apenas o status do pagamento sem entregar o pedido não representa a conclusão da venda. A baixa está ligada ao pedido entregue ou ao fechamento do Consumo Local.

6. Como funciona com quantidade e pizza dividida?

O sistema registra a saída com base nos produtos presentes nas porções dos itens do pedido.

• três unidades do mesmo produto geram saída de três;
• produtos sem controle ativo não geram saída;
• cada sabor controlado presente em uma pizza dividida participa da movimentação;
• a mesma venda não é descontada novamente se o processamento for repetido.

⚠️ PIZZARIAS DEVEM DECIDIR A REGRA ANTES: em uma pizza dividida, cada sabor controlado é considerado na baixa. Se você pretende controlar ingredientes e não sabores, o módulo atual ainda não oferece ficha técnica de insumos.

7. O que acontece quando um pedido é cancelado?

Se já existir uma saída por venda, o cancelamento cria uma movimentação positiva de Estorno de venda. O histórico original é preservado e o saldo é devolvido.

Exemplo:

• saída por venda: −2;
• pedido cancelado: estorno +2;
• efeito líquido no saldo: zero.

HISTÓRICO CONFIÁVEL: a webPizza não apaga a saída antiga. Ela registra o estorno correspondente, permitindo entender o que aconteceu.

Veja as regras operacionais em Como acompanhar, corrigir e cancelar pedidos.

8. Como interpretar as situações do estoque

Estoque normal

Saldo atual maior ou igual ao estoque mínimo.

Estoque baixo

Saldo atual maior que zero e menor que o estoque mínimo.

Sem estoque

Saldo atual igual ou menor que zero.

🚨 ALERTA NÃO É BLOQUEIO: a webPizza sinaliza estoque baixo ou zerado nas telas de pedido e Consumo Local, mas atualmente ainda permite adicionar e vender o produto. A equipe deve conferir o alerta e desativar o produto quando ele não puder mais ser vendido.

Para retirar temporariamente um item do cardápio público, consulte Como publicar e revisar o cardápio digital.

9. Tela Controle de Estoque

Acesse Relatórios > Controle de Estoque. A tabela mostra:

• produto;
• categoria;
• valor de venda;
• estoque atual;
• estoque mínimo;
• situação atual.

A listagem possui 20 produtos por página e permite filtrar por:

• nome do produto;
• categoria;
• valor mínimo de venda;
• valor máximo de venda;
• estoque normal;
• estoque baixo;
• sem estoque.

ROTINA RÁPIDA: abra o filtro “Estoque baixo” antes de comprar e o filtro “Sem estoque” antes de iniciar o atendimento.

10. Tela Movimentações de Estoque

Essa tela é o histórico completo do saldo. Cada linha apresenta:

• data e hora;
• produto;
• categoria;
• tipo da movimentação;
• quantidade positiva ou negativa;
• custo unitário, quando disponível;
• documento, observação ou origem;
• número do pedido relacionado, quando houver.

O número do pedido é clicável e leva aos detalhes da venda.

Tipos de movimentação

• Entrada por compra: reposição registrada com custo;
• Saída por venda: baixa automática de pedido concluído;
• Estorno de venda: devolução gerada pelo cancelamento;
• Ajuste positivo: acréscimo manual;
• Ajuste negativo: redução manual.

Filtros disponíveis

• data inicial e final;
• categoria;
• produto;
• tipo de movimentação;
• somente entradas;
• somente saídas.

A listagem apresenta 25 movimentações por página.

COMO INVESTIGAR UMA DIVERGÊNCIA: filtre pelo produto e pelo período, depois compare entradas, vendas, estornos e ajustes com a contagem física.

11. Como o custo da venda é estimado?

Nas entradas por compra, a webPizza registra quantidade, custo unitário e custo total. Quando uma venda gera saída, o sistema procura as entradas positivas com custo daquele produto e calcula um custo unitário médio para registrar na movimentação.

ATENÇÃO: o custo médio registrado ajuda no histórico, mas não substitui uma apuração contábil ou fiscal. Entradas sem custo e ajustes manuais podem afetar a interpretação gerencial.

12. Produto com movimentação não pode ser excluído

Depois que um produto possui histórico de estoque, ele não pode ser excluído. Essa proteção evita quebrar relatórios e perder a explicação dos saldos anteriores.

Quando parar de vender um produto:

1. confira e ajuste o saldo final;
2. desative o produto no cardápio;
3. desative sua disponibilidade pública;
4. mantenha o cadastro para preservar o histórico.

NÃO TENTE APAGAR O PASSADO: produto antigo deve ser desativado, não excluído.

13. Implantação recomendada

Não ative tudo sem preparação. Faça por etapas:

1. Comece por bebidas, sobremesas prontas e itens fáceis de contar.
2. Defina uma unidade para cada produto.
3. Faça a contagem física.
4. Ative o controle e informe o estoque mínimo.
5. Registre o saldo inicial.
6. Finalize um pedido de teste.
7. Confira a saída por venda.
8. Cancele o teste e confira o estorno.
9. Treine quem registra compras e perdas.
10. Depois, amplie para os demais produtos.

COMECE PELO SIMPLES: controlar dez produtos corretamente é melhor do que ativar cem produtos com unidades e saldos errados.

14. Rotina diária, semanal e mensal

Todos os dias

• verifique produtos sem estoque;
• verifique produtos abaixo do mínimo;
• registre compras recebidas;
• registre perdas ou avarias no momento em que acontecerem.

Toda semana

• conte os itens mais vendidos;
• compare o físico com o sistema;
• investigue divergências no relatório de movimentações;
• revise estoques mínimos.

Todo mês

• faça inventário mais amplo;
• revise custos de compra;
• analise produtos com perdas frequentes;
• desative produtos que saíram do cardápio;
• compare estoque com os relatórios de vendas e produtos.

Erros comuns

• Produto não aparece no Controle de Estoque: o controle não foi ativado no cadastro.
• Produto começou zerado: faltou registrar a entrada ou o saldo inicial.
• Venda não baixou: o pedido ainda não foi entregue, o produto não controla estoque ou não está vinculado corretamente ao item.
• Pagamento foi marcado, mas não houve baixa: o pedido ainda não foi concluído como entregue.
• Saldo ficou negativo: a venda continua permitida mesmo sem saldo; confira a entrada inicial e as movimentações.
• Estoque baixo não apareceu: o saldo pode estar exatamente igual ao mínimo, situação considerada normal.
• Ajuste foi para o lado errado: positivo aumenta; negativo reduz.
• Saldo não bate com a compra: verifique se caixa e unidade foram misturadas.
• Produto não pode ser excluído: existem movimentações; desative-o para preservar o histórico.
• Ingredientes não foram descontados: o módulo atual controla produtos, não ficha técnica de insumos.

Perguntas frequentes

O módulo controla ingredientes como queijo e farinha?

Não automaticamente. Atualmente, o controle é aplicado aos produtos do cardápio marcados para controlar estoque.

O produto fica indisponível quando chega a zero?

Não. O sistema mostra o alerta “Sem estoque”, mas a venda não é bloqueada automaticamente. Desative o produto quando ele não puder ser vendido.

A baixa acontece ao criar o pedido?

Não. Em Delivery e retirada, acontece quando o pedido é entregue. No Consumo Local, acontece no fechamento da mesa ou comanda.

Cancelar um pedido devolve o estoque?

Se a saída por venda já foi registrada, o cancelamento cria um estorno positivo correspondente.

Posso lançar estoque retroativo?

O formulário permite escolher data e hora. Use com cuidado para manter a ordem histórica compreensível.

Posso usar quantidade fracionada?

Sim, com até três casas decimais. Padronize a unidade de medida antes de começar.

Posso corrigir um saldo sem lançar uma compra?

Sim. Use Ajuste manual e informe um motivo claro.

O controle inclui produtos inativos?

O histórico continua preservado. Para vender, o produto depende também das configurações de atividade e disponibilidade do cardápio.

Posso excluir uma movimentação?

A interface foi desenhada para preservar o histórico. Quando houver diferença, registre um ajuste compensatório com motivo claro.

O estoque de uma pizzaria aparece para outra?

Não. Produtos, saldos e movimentações são separados por comércio.

Onde vejo as vendas relacionadas?

Em Movimentações de Estoque, saídas automáticas exibem o número do pedido, que pode ser aberto para conferência.

Checklist para começar

• ☐ Escolhi os primeiros produtos que serão controlados.
• ☐ Defini uma unidade de medida para cada produto.
• ☐ Fiz a contagem física.
• ☐ Ativei o controle no cadastro dos produtos.
• ☐ Informei estoques mínimos realistas.
• ☐ Registrei os saldos iniciais.
• ☐ Lancei uma compra com custo e documento.
• ☐ Testei um ajuste positivo.
• ☐ Testei um ajuste negativo com motivo.
• ☐ Finalizei uma venda e conferi a saída.
• ☐ Cancelei o teste e conferi o estorno.
• ☐ Testei os filtros de estoque baixo e sem estoque.
• ☐ Treinei o responsável pelas entradas e contagens.

✅ ESTOQUE PRONTO: o módulo funciona bem quando toda compra entra, toda perda é registrada e o saldo é conferido periodicamente. A webPizza calcula; a disciplina da equipe mantém o número confiável.